Divers documents administratifs

Acte de décès

En règle générale, un acte de décès est requis lorsqu'il s'agit de prouver le décès d'une personne (par exemple à la demande d'une société d'assurances). Outre les indications relatives à la personne décédée, l'acte de décès précise où et quand le décès a eu lieu, mais il n'en indique pas les causes. Ce document ne doit pas être confondu avec le certificat de décès (établi par le médecin qui en fait la constatation) qui est un document d'usage strictement interne. L'acte de décès peut être obtenu auprès de l'Office de l'Etat civil du lieu du décès.

Acte de famille

Les services d'état civil tiennent un registre des familles. On peut en demander un extrait (acte de famille) qui prouve les relations existant à l'égard de la famille et du lieu d'origine.

Acte de mariage

L'acte de mariage indique où et quand le mariage civil a eu lieu et précise en particulier le nom que portent les époux avant et après le mariage et le(s) lieu(x) d'origine de l'épouse après le mariage.
Ce document ne donne aucune indication quant à la durée du mariage ou sa dissolution. Il peut être retiré auprès de l'Office de l'Etat civil qui a célébré le mariage.

Acte de mœurs

L'acte de mœurs est délivré par la Municipalité. Il contient les informations suivantes : nom et prénom, date et lieu de naissance, origine, filiation, état civil.

Acte de naissance

L'acte de naissance précise le lieu, la date et l'heure de la naissance. Il indique le nom de famille, le(s) prénoms(s) et donne des indications (valables au moment de la naissance) relatives aux parents soit nom, prénom(s), lieu d'origine et domicile. Les événements d'état civil qui surviennent après la naissance (notamment les changements de nom), à l'exception des changements de prénom et de la modification du statut juridique (ex. : la reconnaissance), les autres événements d'état civil ne figurent pas dans l'acte de naissance, puisqu'ils ne sont pas portés au registre des naissances. Il est à retirer auprès de l'Office de l'Etat civil du lieu de la naissance.

Acte de reconnaissance

Lorsque le père d'un enfant n'est pas (encore) marié avec la mère de cet enfant lorsqu'il vient au monde, sa paternité n'est pas légalement établie. Il devra dans ce cas procéder à une reconnaissance de paternité.
L'acte de reconnaissance est une déclaration irrévocable. Il peut être obtenu auprès de l'office de l'Etat civil qui a enregistré la naissance.

Acte d'origine

L'acte d'origine est un document qui précise la possession d'un (de) droit(s) de cité déterminé(s) et qui donne les indications utiles sur une personne. Il perd sa validité dès qu'un changement intervient dans le statut du titulaire. L'acte d'origine est nécessaire lorsqu'une personne célibataire, de nationalité suisse, désire élire domicile dans une commune. Il peut être obtenu auprès de la commune d'origine. L'administration communale conserve l'acte d'origine, aussi longtemps que dure l'établissement du/de la titulaire dans ladite commune. La perte d'un acte d'origine doit être immédiatement signalée. Ce document n'est utilisé que sur le territoire national.

Attestation d'établissement

Le service d'état civil de la commune (pour Genolier : Etat civil de La Côte à Morges) tient un registre des personnes originaires de la commune et établit les actes d'origine. Toute personne qui s'établit dans une nouvelle commune doit déposer son acte d'origine au contrôle des habitants de la commune où elle veut élire domicile. Les personnes qui séjournent partiellement (dès trois mois par année) dans une autre commune sont tenues de se déclarer. Elles doivent s'annoncer au contrôle des habitants de la commune de séjour et présenter une attention d'établissement. Le contrôle des habitants de la commune où est déposé l'acte d'origine délivre l'attestation de domicile sur demande.

Attestation de départ

Une attestation de départ est indispensable pour certaines formalités liées à un déménagement pour l'étranger (douanes, compagnies d'assurances, etc). Elle peut être demandée au Contrôle des habitants de la commune de résidence. 

Attestation de séjour

Une personne inscrite en résidence secondaire dans une commune peut demander une attestation de séjour auprès du Contrôle des habitants de celle-ci. Pour l'établissement de cette attestation, une attestation de domicile ou un certificat d'origine de la commune de résidence principale doit être déposé au contrôle des habitants de la commune de séjour.

Carte AVS

La carte AVS est un certificat d'assurance personnel qui est délivré à toutes les personnes qui sont tenues de payer des cotisations ou qui bénéficient de prestations sans devoir cotiser. Il s'agit d'une carte grise qui porte le numéro personnel d'assuré (numéro à 11 chiffres) et celui des diverses Caisses de compensation AVS qui tiennent un compte individuel pour chacune des personnes assurées. Ce certificat atteste l'inscription au registre des assurés.
Le compte individuel enregistre les revenus, les périodes de cotisations ainsi que les bonifications d'assistance qui serviront de base au calcul d'une rente de vieillesse, de survivants ou d'invalidité.
Si une personne n'a pas de certificat AVS, la Caisse de compensation compétente en établit un. Il en va de même si le certificat a été perdu.
A noter que depuis le 1er juillet 2008, un nouveau numéro d'assuré à 13 chiffres est introduit progressivement. 

Certificat de capacité civile

Une personne peut être amenée à prouver, par exemple à une banque ou aux autorités, qu'elle a la capacité d'exercer des droits civils. Cette preuve est en règle générale délivrée par l'autorité de tutelle (Justice de Paix).

Certificat de vie

Ce document est nécessaire, par exemple, pour demander le paiement d'une rente. Il est délivré par le contrôle des habitants de la commune, qui confirme les données personnelles et l'adresse du requérant.

Certificat de famille

Le livret de famille n'est plus délivré en Suisse depuis le 1er janvier 2005. Il a été remplacé par le certificat de famille et est à demander à l'Office de l'Etat civil du lieu d'origine de la personne. Avec ce document, il n'est ainsi plus nécessaire ni même utile de faire mettre à jour le livret de famille en cas de divorce, naissance, adoption, changement de nom, etc. Il suffit de demander un nouveau certificat de famille.

Certificat individuel d'état civil

Le certificat individuel d'état civil précise toutes les indications relatives à une personne, soit : nom, prénom(s), lieu et date de naissance, sexe, état civil, lieu d'origine, nom et prénom(s) des parents. Cet extrait plurilingue est un document passe-partout appelé à être produit en de multiples circonstances, notamment en vue de procéder aux formalités de mariage ou lorsqu'il s'agit de prouver la possession d'un droit de cité déterminé, et par conséquent la nationalité suisse. Pour les personnes vaudoises, ce certificat est à commande via internet à l'adresse : http://www.vd.ch/themes/vie-privee/etat-civil/ . Pour les autres, demander ce document à la Commune d'origine.

Extrait du casier judiciaire

Le casier judiciaire est un fichier informatisé dans lequel figurent principalement des condamnations à des peines privatives de liberté, à des mesures pénales et - dans certains cas - à des amendes. Toute personne a le droit de se faire délivrer un extrait de son casier judiciaire. Les données du casier judiciaire sont accessibles à certaines autorités administratives et judiciaires à des fins déterminées. Par contre, les tiers ne peuvent pas y accéder sans accord de la personne concernée. L'extrait du casier judiciaire est délivré à certaines conditions par l'Office fédéral de la justice (OFJ). Il est à commander sur le site www.admin.ch. Pour les personnes qui n'ont pas accès à Internet, le formulaire peut être commandé auprès d'un office de La Poste.

Commande d'actes

Les actes de reconnaissance, de naissance, de mariage, de décès, certificats de famille, certificat individuel de l'état civil, acte d'origine, étui pour documents d'état civil peuvent être commandés directement depuis le site Internet du Service de la Population.