Préavis 74/2025

COMMUNE DE GENOLIER

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tél. 022 366 86 30
www.genolier.ch - greffe@genolier.ch

Conseil communal de Genolier

Genolier, le 17 juillet 2025

PREAVIS N° 74/2025

concernant une demande de financement
de CHF 97'000.— TTC destinée à la
modernisation de l'informatique
administrative et financière

Responsables Gregory Favre, Municipal
André Darmon, Syndic

Commissions chargées de l'étude Commission des finances
Commission de l'administration générale

Madame la Présidente,
Mesdames et Messieurs les Conseillers,

1. PREAMBULE

La Commune de Genolier utilise actuellement la suite logicielle BDI pour la gestion comptable et le
contrôle des habitants. Si cette solution a longtemps rempli son rôle, elle repose aujourd’hui sur une
technologie dépassée et ne répond plus aux exigences d'une administration moderne : manque de
performance, absence d'automatisation, ergonomie datée.

Dans le même temps, le cadre légal évolue : toutes les communes vaudoises sont tenues de passer
au Modèle Comptable Harmonisé de deuxième génération (MCH2) pour l'exercice 2027. Cette réforme
impose une refonte profonde de l'organisation comptable, à laquelle BDI ne peut répondre qu’au prix
de frais de migration importants, pour un outil que l'éditeur envisage de remplacer à moyen terme.

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Plutôt que d'investir dans une solution en fin de vie, la Municipalité propose une refonte structurée de
son système d’information. Elle prévoit de passer à deux outils largement éprouvés dans les
collectivités publiques :

+ Abacus pour la comptabilité (100 % compatible MCH2),

. InnosolvCity pour le contrôle des habitants (conforme eCH et interopérable avec Abacus).
Ces outils, utilisés par plus de 45 communes vaudoises, offriront une architecture moderne, une

meilleure efficacité administrative et une préparation sereine aux futures exigences cantonales.

2. QUALIFICATION DE LA DEMANDE

La Commune de Genolier utilise la suite logicielle BDI pour la comptabilité et le contrôle des habitants.
Cette solution, historiquement construite sur Microsoft Access, repose sur une technologie dépassée
et ne permet plus de répondre aux exigences actuelles de fiabilité, de rapidité et de flexibilité.

2.1 Comptabilité
Le module comptable souffre de plusieurs limitations critiques :

+ Une architecture figée qui ne permet ni évolutions, ni connexions modernes avec d'autres outils

+ Une structure de plan comptable difficilement adaptable, incompatible avec les exigences du
modèle MCH2

+ __ Une absence d'accès en ligne: l'outil est uniquement utilisable depuis des postes Windows
installés au bureau

* Aucun processus de validation ou de traitement automatisé, ce qui impose une grande part de
saisies manuelles

+ L'outil ne propose ni tableaux de bord dynamiques, ni outils d'analyse financière efficaces.

En clair, ce logiciel ne permet ni un suivi financier moderne, ni une gestion efficace de l'information
comptable. Il ne répond plus aux besoins des membres de la Municipalité qui manquent de visibilité en
temps réel, ni à ceux du personnel administratif, qui doit multiplier les manipulations manuelles.

De plus, BDI est un logiciel peu répandu en dehors du monde communal et peu documenté, ce qui
complique sérieusement l'arrivée d'une comptable externe ou d’un:e remplaçant:e. Il faut non
seulement maîtriser les spécificités de la comptabilité publique, mais aussi découvrir un outil opaque,
sans ressources accessibles. Cela limite la flexibilité en cas d'absence ou de transition du personnel et
freine toute collaboration avec des partenaires externes.

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2.2 Contrôle des habitants
Le module utilisé pour le contrôle des habitants souffre des mêmes limites :
. Une interface vieillissante et peu intuitive, difficile à prendre en main,
. Peu d'interactions avec les autres domaines (facturation, adresses, bâtiments),

+ Une gestion des documents dispersée, sans regroupement automatique des éléments liés à
un dossier ou à une personne,

+ Une absence d'automatisation des échanges de données avec les systèmes cantonaux : les
opérations doivent être réalisées manuellement,

. Des outils de recherche peu performants, qui compliquent le travail au quotidien.

La gestion devient fastidieuse, sujette aux erreurs et mobilise inutilement du temps sur des tâches
répétitives.

2.3 Support, maintenance et perspectives

Le support technique et métier est aujourd’hui lent et difficile à mobiliser. En cas de problème, les délais
de réponse peuvent atteindre plusieurs jours, même sur des périodes sensibles comme les
bouclements ou les votations. Aucun contrat de service ne garantit des temps d'intervention.

Quant à l'évolution du produit, elle suscite de sérieuses inquiétudes. Le fournisseur prévoit une
migration technique dans deux ans, vers une technologie datée (techniquement obsolète à sa sortie)
et ne montre aucune réelle maîtrise des principes d'architecture logicielle moderne : pas de séparation
claire en couches applicatives, pas de scalabilité, ni d'approche modulaire. Le discours commercial ne
s'accompagne ni de démonstrations convaincantes, ni de feuille de route claire.

En résumé, continuer avec BDI reviendrait à investir dans une impasse technologique, tout en
assumant des risques croissants en termes de performance, de sécurité et de conformité légale.

3. OBJECTIFS DU PROJET

La migration de notre système d’information n'est pas motivée par un simple changement de logiciel,
mais par une volonté claire de moderniser en profondeur la gestion administrative de la commune.

Ce projet poursuit les objectifs suivants:

3.1 Se conformer aux exigences légales (MCH2)

Le passage à la norme MCH2 d'ici à l'exercice 2027 est une obligation légale fixée par le Canton. Cette
évolution impose une refonte du plan comptable, l'intégration d'axes analytiques, et la production
d'annexes plus détaillées. Il est essentiel que notre système soit pleinement compatible avec cette
norme dès son entrée en vigueur. Miser sur un outil déjà éprouvé dans ce cadre, comme Abacus,
permet une transition maîtrisée et pérenne.

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3.2

Gagner en efficacité et en fiabilité

Le système actuel repose largement sur des saisies manuelles, des opérations redondantes et un
cloisonnement des données. Le nouveau système visera à :

3.3

Automatiser les processus (ex. : visas de factures, envoi d'avis, synchronisations cantonales),
Éviter les doubles saisies, grâce à des modules interconnectés,

Faciliter les recherches et le traitement des dossiers, via des outils modernes d'analyse et de
regroupement de l'information,

Améliorer la traçabilité et la sécurité des données, en assurant une gestion des droits fine et
évolutive.

Améliorer la continuité du service

Le choix d’une solution largement utilisée dans les collectivités publiques permettra :

3.4

Une prise en main facilitée pour de nouveaux membres du personnel,

Une collaboration plus simple avec des prestataires externes, comme des fiduciaires ou des
contrôleurs des finances,

Une meilleure résilience en cas de départ ou d'absence du personnel administratif.

Offrir des outils adaptés

La solution cible permet d'ouvrir progressivement des accès simplifiés :

aux membres de la Municipalité (suivi des factures, visas, indicateurs),

et potentiellement à la population (guichet en ligne, attestations, extraits, demandes).

Le tout dans un environnement moderne, sécurisé, et conforme aux standards cantonaux (eCH,
Swissdec, Sedex, etc.).

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4. NOUVELLE SOLUTION PROPOSEE

La Municipalité propose de remplacer la suite BDI par deux solutions logicielles modernes,
développées et hébergées en Suisse, qui sont largement éprouvées dans les collectivités publiques :

+ Abacus pour la gestion comptable,
+ InnosolvCity pour le contrôle des habitants.

Ces deux outils sont nativement interconnectés et sont proposés via OFISA Informatique, prestataire
déjà actif à Genolier pour la gestion du parc informatique et du logiciel des salaires (Abacus Salaires).

41 Un partenariat suisse, solide et adapté

OFISA Informatique est une société basée à Renens, 100% détenue par ses collaborateur-trice:s,
active depuis plus de 30 ans dans l'informatique communale. Elle accompagne aujourd’hui plus de 190
communes vaudoises, dont 44 déjà sur la combinaison Abacus-Innosolv.

Elle travaille avec deux éditeurs suisses reconnus :

+ Abacus, société indépendante fondée en 1985 à Saint-Gall, est l’un des plus grands éditeurs
suisses de logiciels de gestion, avec plus de 800 collaborateur:trice-s et 65'000 clients.

+ Innosolv, également basée à Saint-Gall, est spécialisée dans les logiciels pour les services
publics. Elle équipe plus de 450 communes, couvrant environ 3,7 millions d'habitant-e:s.

Ces solutions sont hébergées en Suisse, développées en Suisse, et adaptées au contexte des
collectivités. Elles garantissent à la commune indépendance, continuité, et sécurité des données.

La décision de retenir ces solutions repose sur une double validation pratique et métier :

. Le boursier communal a validé le choix d'Abacus, dont un premier module - Abacus Salaires —
est utilisé avec satisfaction depuis plus de 18 mois. Le retour d'expérience du service des
finances est positif, tant sur la convivialité que sur la stabilité de l'outil.

+ La commune voisine de Saint-Cergue, utilisatrice d'Innosolv depuis 6 mois, a présenté son

retour d'expérience positif lors d'un échange avec notre greffe. Cela a permis de confirmer la
pertinence de ce logiciel pour la gestion du contrôle des habitants.

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4.2 Abacus — Gestion financière

Abacus est un logiciel de gestion modulaire conçu à l'origine pour les PME et les institutions, et qui
s'est largement imposé dans le secteur public grâce à sa flexibilité. Il est aujourd'hui utilisé par un
nombre croissant de communes romandes, notamment en raison de sa compatibilité complète avec
MCH2

Ses atouts pour la commune :

* Structure comptable MCH2 préconfigurée, avec plan de comptes, axes analytiques, annexes et
rapports conformes,

+ Portail MyAbacus accessible en ligne, y compris pour la Municipalité (suivi budgétaire, visa des
factures, tableaux de bord),

+ Automatisation des processus : saisie budgétaire, validation électronique, annotations
collaboratives,

+ Outils de visualisation dynamiques (graphiques, comparatifs, alertes),
+ Interopérabilité avec les autres modules : débiteurs, créanciers, immobilisations, projets, etc.

Abacus offre une solution complète, évolutive, et adaptée à la réalité du fonctionnement communal,
tout en bénéficiant de l’assise d’un éditeur reconnu.

43 InnosolvCity — Contrôle des habitants

InnosolvCity est un logiciel dédié aux communes, leader en Suisse pour la gestion de la population et
des services associés. Il gère aujourd'hui plus de 3,7 millions d'habitant-e-s.

Fonctionnalités principales :
0 Gestion centralisée des personnes, logements, bâtiments, taxes, élections, attestations, etc.
+ Échanges automatisés avec les plateformes cantonales et fédérales (NAVIG, Sedex),
. Interface conviviale, inspirée des outils bureautiques classiques,
+ Connexion directe avec Abacus pour la facturation, les rappels et le suivi des paiements.
Le système permet aussi la gestion des chiens (via Amicus), la facturation des prestations récurrentes

(eau, déchets), et l'intégration progressive de services numériques à destination de la population (non
inclus ici, extensible à la demande, selon nos besoins).

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44

Accompagnement et support

Le projet sera mené avec l'accompagnement complet d'OFISA, en plusieurs étapes :

Analyse et paramétrage,

Reprise des données essentielles,

Formations ciblées pour les personnes-clés,
Assistance renforcée lors de la mise en service,

Support téléphonique et en ligne réactif, avec une équipe romande dédiée aux communes.

Les données seront hébergées en Suisse dans des environnements sécurisés, avec des sauvegardes
régulières et une surveillance technique professionnelle.

5.

5.1

PLANIFICATION

Planification du projet

Le remplacement des solutions actuelles par Abacus et InnosolvCity est prévu en lien avec le passage
obligatoire à MCH2 en 2027. Le calendrier proposé permet une mise en œuvre progressive, sans
surcharge pour les équipes communales :

Etape Période prévue
Validation du projet Septembre 2025
Paramétrage et reprise des données 1%" semestre 2026
Formation du personnel Eté 2026
Mise en production (abandon de BDI) 19" janvier 2027

Après cette phase, les anciennes données comptables resteront disponibles en lecture seule,
garantissant l'accès aux historiques sans coût de migration inutile.

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5.2 Coûts du projet

Ces coûts comprennent l'analyse des besoins, le paramétrage, la reprise des données, la formation,
l'assistance au démarrage et la gestion de projet.

Poste Montant HT
Mise en œuvre Abacus CHF 36'520.--
Mise en œuvre InnosovCity CHF 39'600.--
Reprise des données CHF 30'800.--
Gestion de projet CHF 20'240.--
Total brut CHF 127'160.--
Remises négociées (OFISA & Editeurs) L. CHF 37'530.--
Total net HT CHF 89'630.--
TVA (8,1 %) CHF 7'257.--
Total arrondi TTC CHF 97'000.--

Remarque : ces montants ne comprennent pas les frais éventuels liés à la formation complémentaire
ou au support renforcé, qui seront budgétés si nécessaire.

Coûts annuels (licences)

Type Montant Annuel (HT)
Licence Abacus CHF 71953.
Licences InnosovCity CHF 12'305.--
Modules spécifiques (taxes, Amicus, etc.) CHF 11190.--
Total net HT CHF 21'448.--
TVA (8,1 %) CHF 1737.--
Total annuel TTC CHF 23'185.--

La facturation annuelle ne débute qu'à la mise en production (01.01.2027). Les coûts seront intégrés
dans le budget de fonctionnement dès cette date.

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5.3 Financement

Les coûts uniques seront inscrits comme investissement, amortissable sur 5 ans conformément aux
directives MCH2. La part annuelle des licences sera couverte par le budget de fonctionnement à partir
de 2027.

La Municipalité propose de financer cet investissement par la trésorerie communale, ou par un emprunt
au besoin, selon la situation au moment du mandat.

6. CONCLUSION
La Municipalité considère cette évolution comme nécessaire et opportune. Elle permet de répondre aux
obligations légales (MCH2), de moderniser les outils administratifs, de renforcer la sécurité et l'efficacité

des processus internes, tout en anticipant les besoins futurs de la commune.

Au vu de ce qui précède et compte tenu des présentes explications, la Municipalité propose au Conseil
communal de bien vouloir prendre les décisions suivantes :

Vu le préavis municipal N° 74/2025 concernant une demande de financement de
CHF 97'000.- TTC destinée à la modernisation de l'informatique administrative et
financière

Ouï les rapports des commissions chargées de l'étude de ce préavis

Attendu que ce préavis a été régulièrement porté à l'ordre du jour

Décide 1. d'octroyer à la Municipalité un crédit de CHF 97'000.— destiné à la modernisation de
l'informatique communale, en lien avec l'introduction de MCH2.

2. d'autoriser la Municipalité à recourir à la trésorerie courante ou à l'emprunt si nécessaire.

Ainsi délibéré par la Municipalité dans sa séance du 21 juillet 2025 pour être soumis à l'approbation
du Conseil communal.

Au nom de la Municipalité :

La vice-Syndique : la secrétaire :
E. Fallet D. Jayet

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