Règlement communal sur la protection des données personnelles

Commune de Genolier

REGLEMENT COMMUNAL

SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

1272 Genolier Tél. 022 366 86 30 Fax 029 366 11 62 greffe.genolier@bluewin.ch


Art. 1 : Objet

Le traitement des données personnelles par les autorités communales dans la commune de
Genolier est régi par la loi du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles
(LPrD), ainsi que par le présent règlement.

Art. 2 : Champ d’application (art. 3 LPrd)
Le présent règlement s'applique à tout traitement de données personnelles par la commune.
Art. 3 : Responsable du traitement (art. 4 LPrD)

La commune, représentée par la Municipalité, est le responsable du traitement au sens de la
loi et du règlement. Elle peut déléguer cette compétence à l'une de ses sections où
directions conformément l’article 66 al. 2 LC (autorité délégataire)

Art. 4 : Personnel communal

Le personnel de l'administration communale peut traiter les données servant à
l'accomplissement de ses tâches.
La Municipalité fixe les règles d'accès aux fichiers.

Art. 5 : Traitement des données par des tiers (art. 18 LPrD)

Lorsque le traitement est confié à un tiers par contrat, la Municipalité doit en tous les cas :
- _Imposer à l'organe de traitement le respect de la loi cantonale et du règlement
communal ;
- Préciser les mesures de sécurité (art. 6) incombant à l'organe de traitement
- _ Prévoir le droit de contrôle de la Municipalité
L'accord peut notamment prévoir des peines conventionnelles ; au cas où l'organe de
traitement violerait ses obligations ; la résiliation du contrat demeure également réservée.

Art. 6 : Sécurité (art. 10 LPrD)

La Municipalité, et, le cas échéant, le tiers chargé du traitement prennent les mesures de
sécurité adéquates, notamment :

-__ D'ordre physique (locaux, clés, cartes d'identification, etc.) ;

-__ D'ordre administratif (consignes au personnel, contrôles de personnes, etc.) ;

-_ D'ordre informatique (mot de passe, programmes de contrôle, etc.).
Ils en testent régulièrement la fiabilité.


Art. 7 : Exactitude (art. 9 et 11 LPrd)

Le responsable du traitement s'assure que les données personnelles traitées sont exactes.
Elles sont détruites ou rendues anonymes dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la
réalisation de la tâche pour laquelle elles ont été collectées.

Demeurent réservées les dispositions légales spécifiques à la conservation des données, en
particulier à leur archivage, ou effectuées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques.

Art. 8 : Registre des fichiers (art. 19 à 21 LPrD)

Tout fichier contenant des données personnelles est annoncé au Préposé cantonal à la
protection des données et à l'information préalablement à sa mise en œuvre.

La Municipalité peut tenir un registre public des fichiers communaux, comprenant un
descriptif des fichiers et un registre des transmissions.

Art. 9 : Procédure de communication (art 15 LPrD)

La communication de données a lieu selon la procédure suivante :

a) la Municipalité décide de la transmission systématique de données, notamment de la
transmission de tout ou parties de fichiers (par exemple des listes) et de la
transmission répétée de données éparses individuelles ; elle rend une décision qui
indique les données qui sont transmises et les conditions auxquelles la transmission
et les conditions auxquelles la transmission est autorisée, ainsi que les voies et les
délais de recours ;

b) l'administration communale peut transmettre occasionnellement des données
éparses individuelles sans inscription au registre des transmissions ; la transmission
de données sensibles, sauf bases légales explicites autorisant la transmission,
nécessite une décision de la Municipalité.

Sous réserve de l'alinéa 1, lettre b, 1*° phrase, les données ne sont transmises que sur
requête écrite.

Art. 10 : Procédure d'appel (art. 16 LPrD)

Des données personnelles ne peuvent être rendues accessibles au moyen d’une procédure
d'appel que sur la base d'une décision de la Municipalité, en limitant l'accès aux données
nécessaires au destinataire.

Art 11 : Droit d’accès (art. 25 LPrD)

L'intéressé exerce son droit d'accès aux données le concernant personnellement auprès de
l'administration communale en prouvant son identité. Celle-ci communique sa réponse au
maximum 10 jours après le dépôt de la demande.

Un émolument peut être prélevé aux conditions fixées par le Conseil d'Etat.


Art. 12 : Décision du responsable du traitement (art. 30 LPrD)

Les responsable du fichier se prononce sur toute demande visant à faire valoir un droit fondé
sur les articles 25 à 29 LPrD), en indiquant le cas échéant les motifs l'ayant conduit à ne pas
y donner suite, ainsi que les voies et délais de recours.

Si la décision est prise par une autorisé délégataire, un recours peut être formé dans les
trente jours auprès de la Municipalité. Celle-ci rend une décision ouvrant les voies de recours
des articles 32 et suivants LPrD. Remarque : cette voie de recours après de la Municipalité
n’est pas obligatoire.

Art. 13 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur dès la publication dans la FAO et de son approbation
par le Département en charge de la protection des données.
Il'abroge le règlement du 06.04.1989.

Approuvé par la Municipalité dans sa séance du 3 novembre 2009

u nom de la Municipalité
Le Syddic >. .‘4\ la secrétaire :
: N°] C. Deléderray

ec Ederreu

Approuvé par le Conseil communal dans:sa séance du.ll Mars D)

Approuvé bar le Chef a
du Département des finances
et des relations extérieures

en da du AJ xyp, 2010