Directive relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle

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tél. 022 366 86 30
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Directive relative à l'utilisation de
l'intelligence artificielle

Art. 1: Objet et champ d'application

La présente directive régit l'utilisation des outils d'intelligence artificielle générative (ci-
après « outils IA ») par l'ensemble des employés de la Commune de Genolier, ainsi
que par les membres de la Municipalité dans l'exercice de leurs fonctions.

Elle s'applique à tout outil IA permettant de générer du contenu (texte, image, code,
transcription audio), qu'il soit utilisé sur du matériel communal où personnel à des fins
professionnelles.

Art. 2: Cadre juridique

L'utilisation des outils IA s'inscrit dans le respect des textes suivants : loi fédérale sur
la protection des données (LPD) et son ordonnance (OLPD), loi vaudoise sur
l'information et l'accès aux documents (LIPAD), règlement du personnel de la
commune de Genolier, secret de fonction (art. 320 CP), et conditions générales
d'utilisation des outils employés.

Art. 3: Principes directeurs
L'utilisation des outils IA repose sur trois principes.

Responsabilité humaine. L'outil IA est un auxiliaire. Tout contenu produit ou utilisé
engage la responsabilité du collaborateur et de la commune. Aucune décision affectant
des administrés ne peut être déléguée à un outil IA.

Protection des données. La confidentialité des données de la commune et de ses
administrés prime sur tout gain de productivité. En cas de doute sur la licéité d'une
utilisation, il convient de renoncer.

Transparence. L'utilisation d'images générées par lA dans des communications
publiques doit être signalée. Les collaborateurs s'abstiennent de présenter un contenu
généré par IA comme entièrement personnel lorsque cela est pertinent.

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Art. 4: Données interdites dans les outils IA
ILest strictement interdit d'introduire dans un outil IA les données suivantes :

+ données personnelles au sens de la LPD : noms, adresses, numéros AVS,
données de santé, données financières individuelles, et toute information
permettant d'identifier une personne physique

* données financières individuelles : grand livre avec identification de
contribuables ou de débiteurs, factures nominatives, relevés de consommation
liés à des personnes ou parcelles identifiables

+ informations confidentielles de la commune : délibérations non publiques,
procédures judiciaires en cours, contrats contenant une clause de
confidentialité

+ __ données couvertes par le secret de fonction

+ __identifiants et mots de passe

Règle pratique : si le document contient des noms de personnes ou des informations
non publiques, ne pas l'introduire dans un outil IA sans caviardage préalable complet
et irréversible. En cas de doute, renoncer.

Sont en revanche utilisables : les documents déjà publics ou destinés à l'être, les
données financières agrégées ne permettant pas d'identifier une personne (totaux
budgétaires, lignes de comptes par service, résultats du service des eaux, tendances
de coûts), ainsi que les textes anonymisés de manière rigoureuse.

Art. 5: Outils autorisés

L'utilisation d'un compte gratuit ou personnel à des fins professionnelles est interdite.
Les comptes gratuits permettent aux fournisseurs d'utiliser les données échangées
pour entraîner leurs modèles, ce qui est incompatible avec les obligations de
confidentialité de la commune.

Seuls sont autorisés les comptes professionnels payants qui garantissent
contractuellement que les échanges ne sont pas utilisés pour l'entraînement des
modèles. Un outil est acceptable s'il satisfait aux critères suivants :

+ existence d'un abonnement payant professionnel avec garantie contractuelle
de non-utilisation des données pour l'entraînement

<__ conditions générales d'utilisation accessibles et compréhensibles

+ __ possibilité de désactiver tout partage de données avec le fournisseur

Règle pratique : en cas de doute sur la conformité d'un outil, s'adresser au municipal
en charge de l'informatique avant toute utilisation professionnelle.

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Les outils de retranscription automatique de séances sont soumis aux mêmes
exigences. Ils sont à réserver aux séances sans données personnelles ou
confidentielles, sauf si le service garantit un traitement en Suisse et la suppression des
fichiers audio après traitement.

Art. 6: Responsabilité du contenu

Le collaborateur qui utilise un outil IA est le seul responsable du contenu produit ou
utilisé. Il doit vérifier la véracité des informations générées, l'IA pouvant commettre des
erreurs factuelles ou inventer des sources. Un output d'outil IA ne peut jamais
constituer la seule source sur laquelle repose une décision, un rapport ou une réponse
officielle de la commune.

Tout contenu généré par un outil IA et destiné à une diffusion externe — courrier /
courriel officiel, procès-verbal, rapport, page web, communiqué — fait l'objet d'une
relecture humaine systématique avant envoi ou publication.

Art. 7: Droits d'auteur et propriété intellectuelle

Les outils IA peuvent reproduire, transformer ou s'inspirer de contenus protégés
(textes, images, logos, styles graphiques) sans que l'utilisateur en soit averti. Les
collaborateurs veillent à ne pas publier de contenus générés par IA susceptibles de
porter atteinte aux droits d'auteur de tiers. En cas de doute sur l'origine d'un contenu
où d'une image générée, il convient de renoncer à l'utiliser ou de recourir à une source
vérifiable.

Les images générées par lA utilisées dans des communications publiques doivent être
clairement identifiées comme telles.

Art. 8: Usages interdits
Sont interdits, indépendamment de l'outil utilisé :

+ __ toute décision automatisée affectant des droits ou obligations d'administrés

- la surveillance ou l'évaluation de collaborateurs par des outils IA

+ la diffusion externe de contenus générés par IA sans relecture humaine
préalable

- l'utilisation d'un compte personnel ou gratuit à des fins professionnelles (voir
art. 5)

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Art. 9: Gouvernance

Le municipal en charge de l'informatique assume la fonction de référent IA de la
commune. Il est l'interlocuteur pour toute question relative à l'application de la présente
directive et le cas échéant avec le soutien du secrétariat municipal ou du prestataire
informatique, sur la conformité des outils utilisés.

La présente directive est révisée selon les besoins, à l'initiative du référent IA ou de la
Municipalité. La commune cherchera à s'orienter à terme vers des solutions offrant un
traitement des données en Suisse, en mutualisant si possible ces démarches avec
d'autres communes vaudoises dans le cadre des associations communales dont elle
fait partie.

Art. 10: Formation

Tout collaborateur amené à utiliser des outils IA dans le cadre de ses fonctions doit
avoir pris connaissance de la présente directive. Des ressources pratiques peuvent
être mises à disposition par le référent IA, notamment sur la base des guides produits

par l'Union des Communes Vaudoises en collaboration avec la Ville d'Yverdon-les-
Bains (publiés en avril 2025, disponibles sur www.ucv.ch).

Adoptée par la Municipalité dans sa séance du 22 juin 2026

Au nom de la Municipalité

la secrétaire :
D. Jayet

Le Syndic :
A, Darmon

Genolier, le 17 juin 2026/cradjat1.02

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